Preparación para Huracanes en HOAs y Condominios: Lista de Control para la Junta

La temporada de huracanes del Atlántico va del 1 de junio al 30 de noviembre. Las propiedades costeras enfrentan marejada ciclónica; las del interior igual reciben el viento, las bandas de lluvia, los estanques de retención desbordados y los robles que caen sobre un estacionamiento. Para una junta, el riesgo real no es la tormenta en sí. Es tomar decisiones de gasto con prisa, sin fotos de cómo estaba la propiedad antes y con una lista de proveedores que nadie ha llamado desde el año pasado.

Esta lista está organizada como trabaja una junta: qué decidir antes de la temporada, qué hacer cuando se pronostica una tormenta y qué hacer cuando pasa.

Antes del 1 de junio: decisiones que la junta toma una vez

• Confirme la autoridad para gastos de emergencia. Revise los documentos de la asociación y acuerden, en el acta, quién puede aprobar trabajos de emergencia y hasta qué monto cuando la junta no puede reunirse. Esperar quórum con un techo abierto cuesta más que la lona.
• Tenga un acuerdo de respuesta a emergencias. Acuerde por adelantado alcance, tarifas y prioridad con un proveedor que conteste 24/7. Después de una tormenta, todas las cuadrillas de la región están ocupadas; las asociaciones con acuerdo reciben la llamada primero.
• Actualice la lista de contactos y proveedores. Una página: proveedor de emergencias, líneas de cortes de servicio, agente de seguros, abogado de la asociación, número fuera de horario de la administradora. Imprímala. Los teléfonos se descargan.
• Revise el seguro con su agente. Conozca su deducible por viento, qué se considera daño cubierto y qué documentación pedirá la aseguradora. Pregunte ahora, no en octubre.
• Planifique la comunicación con residentes en inglés y español. Redacte el aviso previo a la tormenta (asegurar balcones, mover vehículos de zonas bajas, cierre de la piscina) y la plantilla de actualización posterior antes de necesitarlos.

Recorrido antes de la temporada: qué revisar

Recorra las áreas comunes con su proveedor de mantenimiento en mayo. El objetivo es quitar lo que puede volverse proyectil u obstrucción, y fotografiar todo lo demás.

• Árboles y ramas grandes sobre techos, pasillos, estacionamientos y cables eléctricos. Programe la poda antes de la temporada, no durante.
• Bordes de techo, tapajuntas, aleros y canaletas de la casa club, edificios de piscina y otras estructuras comunes.
• Desagües pluviales, rejillas, zanjas y salidas de los estanques de retención. Retire basura y sedimento para que el agua tenga salida.
• Objetos sueltos: letreros, corrales de basureros, muebles de piscina, materiales de construcción, elementos decorativos.
• Contraventanas, materiales de tapiado y herrajes para edificios comunes: ¿está todo completo, rotulado y accesible?
• Iluminación exterior y generador (si lo tiene): probado, con combustible y con mantenimiento al día.

Cuando se pronostica una tormenta: la lista de 72 a 48 horas

1. 1Envíe el aviso a residentes con pedidos claros, específicos y con fechas.
2. 2Cierre y asegure la piscina: muebles guardados o amarrados, sombrillas retiradas, puertas con llave.
3. 3Retire o asegure objetos sueltos en toda la propiedad: letreros, basureros, bancas, maceteros.
4. 4Limpie desagües y rejillas una vez más; verifique que las salidas de los estanques estén libres.
5. 5Instale contraventanas o tapie las aberturas de los edificios comunes según el plan.
6. 6Apague el riego para no sumar agua a un suelo saturado.
7. 7Vuelva a fotografiar la propiedad, rápido, desde los mismos ángulos del recorrido de mayo.
8. 8Confirme la persona de contacto de su proveedor de emergencias y cuándo estará disponible después de la tormenta.

Después de la tormenta: seguridad, prioridades, documentación

• Primero la seguridad. Trate todo cable caído como energizado. Repórtelo a la compañía eléctrica y mantenga a la gente lejos. Nadie sube a un techo hasta que sea seguro.
• Prioridades. Primero detenga más daños: lonas en techos abiertos, tapiado de ventanas rotas, acceso libre para vehículos de emergencia. Lo cosmético espera.
• Documente antes de limpiar, si es seguro. Fotos de daños, escombros y marcas de agua antes de que las cuadrillas muevan algo. Después, fotos de los mismos puntos.
• Siga las reglas de escombros del condado. Los condados de Florida publican guías para separar escombros después de tormentas fuertes (vegetación, restos de construcción, electrodomésticos). Las pilas separadas se recogen; las mezcladas muchas veces no.
• Guarde cada recibo y orden de trabajo en un solo lugar. Su aseguradora y los propietarios le van a preguntar. Un solo proveedor con una factura y fotos adjuntas lo hace mucho más fácil.
• Mantenga informados a los residentes. Qué pasó, qué se está haciendo, qué deben evitar y cuándo reabren las amenidades.

La versión para la junta

Si lleva una sola página a la próxima reunión de la junta, que sea esta: quién puede aprobar gastos de emergencia y hasta qué monto, qué proveedor responde 24/7 y bajo qué acuerdo, dónde están las fotos previas a la temporada y cómo se les dirá a los residentes qué hacer. Todo lo demás de esta lista sale de esas cuatro respuestas.

El programa CoreResponse de NexCore cubre preparación para huracanes, lonas de emergencia, tapiado, limpieza de inundaciones y retiro de árboles y escombros, con fotos de antes y después en cada visita. Si su asociación quiere recorrer la propiedad antes de la temporada, llame al (407) 924-5992 o solicite una propuesta.